Организации и предприниматели обязаны применять онлайн-кассу и пробивать чек (БСО), в том числе и при осуществлении расчетов в виде зачета предварительной оплаты и (или) авансов. Исключение – установленные законом случаи (см. здесь) (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).
При этом Закон № 54-ФЗ не уточняет, что именно является зачетом предоплаты (аванса) для целей применения онлайн-касс. Исходя из позиции контролирующих органов, зачетом предоплаты (аванса) является отгрузка товара (выполнение работы, оказание услуги) в счет полученной ранее предоплаты (аванса) (письмо ФНС России от 20.02.2019 № ЕД-4-20/2929@).
Закон № 54-ФЗ устанавливает особенности формирования чека (БСО) при зачете предоплаты (аванса), если (п. 2.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):
Физлицо иногда перечисляет предоплату (аванс) безналичным способом без непосредственного взаимодействия с пользователем онлайн-кассы. Это может быть:
В таком случае пользователь при расчетах в виде зачета предварительной оплаты (аванса), ранее внесенной физлицом в полном объеме, может направить кассовый чек (БСО) покупателю (клиенту) в электронной форме. Выдавать бумажный чек (БСО) не нужно.
При зачете предоплаты (авансов), которая ранее получена от физлиц, пользователь может сформировать один кассовый чек (БСО). Это касается (п. 2.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):
Кассовый чек (БСО) формируется по окончании расчетного периода (не более месяца) и содержит сведения обо всех расчетах в виде зачета предоплаты (аванса) за этот период. Срок пробития чека (БСО) – не позднее 10 календарных дней, следующих за днем окончания расчетного периода.
Кассовый чек (БСО) клиенту не выдается и не направляется.
При расчетах между организациями и (или) предпринимателями онлайн-кассу можно не применять, если расчет происходит в безналичном порядке без предъявления электронного средства платежа (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).
Как поясняет налоговая служба, это значит, что при расчетах между организациями и предпринимателями нужно применять онлайн-кассу, только если использовались наличные или предъявлялись ЭСП.
Поскольку зачет предоплаты или аванса не предполагает оплату наличными или ЭСП, то онлайн-кассу можно не применять и чек не пробивать (п. 1 письма ФНС России от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@).